Wanneer ben je niet beschermd?
Uiteraard is het niet toegestaan om deze meldprocedure te misbruiken, bijvoorbeeld door opzettelijk een valse melding te doen. Of om mensen, de organisatie of derden te beschadigen. Melders die opzettelijk valse meldingen doen, zijn uitgesloten van elke vorm van bescherming tegen benadeling die vanuit de Wet bescherming klokkenluiders wordt geboden.
Meldingen die te goeder trouw worden gedaan, ook al zijn ze na onderzoek misschien niet correct, worden uiteraard niet als vals beschouwd. Hiermee borgen we dat je altijd vrij bent om je oprechte bezorgdheid te melden.
Voordat jij je uitspreekt via SpeakUp
Voordat je een melding via SpeakUp maakt om ons op de hoogte te brengen van je bezorgdheid, is het volgens ons goed en ook noodzakelijk om alternatieve acties te overwegen (indien mogelijk). Soms kan een snelle en directe actie de situatie beter oplossen dan een melding. Denk daarom eerst aan de volgende stappen te overwegen:
- Kun je de situatie zelf oplossen?
- Kun je de zorg met de direct betrokkene(n) bespreken? Sommige situaties kunnen het beste worden opgelost met een directe aanpak. Een (snel) gesprek over gemaakte opmerkingen of ondernomen acties kan de kwestie vaak snel en doeltreffend oplossen;
- Kan de situatie worden aangepakt door de zorgen te bespreken met een (directe) collega of leidinggevende zonder een formele melding te doen? Sommige situaties zijn niet geschikt voor een directe aanpak, maar rechtvaardigen misschien ook (nog) geen formeel traject. Bespreek de kwestie gerust met de (direct) leidinggevende of een andere manager. Mogelijk kan de leidinggevende of kunnen de bestuurders (kleine) acties ondernemen om zaken snel en efficiënt op te lossen;
- Kan de situatie worden aangepakt door degene die verantwoordelijk is voor HR binnen het kantoor? Misschien vind je dat je (directe) leidinggevende niet de juiste persoon is om (informeel) over je zorgen te praten. Dan is er altijd de mogelijkheid om informeel over je zorgen te praten met degene die verantwoordelijk is voor HR binnen ons kantoor.
- Kan de situatie worden besproken met onze eigen vertrouwenspersoon <… naam of telefoonnummer…>? Als je het gevoel hebt dat je bij bovenstaande personen je zorgen niet kwijt kan, maar je er nog niet van overtuigd bent dat je een formele melding moet doen dan kan je jouw zorgen uiten bij onze eigen vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon kan je adviseren en zo nodig begeleiden bij het formele meldingsproces.
- Als bovenstaande overwegingen geen goed gevoel opleveren over dat je vrijuit je zorgen kunt uitspreken of je zegje kunt doen, dan kun je altijd met een vertrouwenspersoon van Compliability contact opnemen. Dat doe je via SpeakUp en waarbij je (nog) geen melding doet, maar selecteert dat je eerst een vertrouwenspersoon wilt spreken. De vertrouwenspersoon neemt dan contact met je op via SpeakUp voor een afspraak. Ook als je liever anoniem wilt blijven.
Melding doen via SpeakUp
Voel je tot slot altijd vrij om een melding in te dienen. Dit kun je doen zoals hieronder beschreven en in de SpeakUp meldinstructie.
Wie een punt van zorg kan melden
Tot slot is de interne meldprocedure via SpeakUp er voor alle voormalige en huidige medewerkers, tijdelijke medewerkers, stagiairs, leidinggevenden, vennoten, bestuurders, ingehuurde krachten of elk ander persoon binnen onze organisatie die zich zorgen maakt over een misstand of wangedrag opmerkt in een werkgerelateerde situatie.
De meldprocedure
Een melding doen of een zorg uiten kun je gewoon doen via ons eigen SpeakUp-kanaal waar je eenvoudig (anoniem) een melding kunt doen via het web, de app of telefoon. Je bepaalt uiteindelijk zelf of je jouw identiteit bekend maakt. Voor je eigen rechtsbescherming kan dat noodzakelijk zijn.
Web
Als je een melding wilt doen via het web dan ga je naar de volgende pagina: https://compliability.speakup.report/WEA-Accountants Je komt direct in het scherm om een melding aan te maken of om een vertrouwenspersoon aan te vragen. Doorloop eenvoudig het stappenplan. Let op! Je ontvangt een unieke registratiecode. Deze moet je goed bewaren, want die heb je nodig om in te loggen en om met de onafhankelijke beoordelaars te communiceren. De meldcode zorgt ervoor dat je geen persoonlijke gegevens in hoeft te voeren en dat je anonimiteit is gegarandeerd.
App
Je kunt ook een melding doen via de app. Download dan eerst de app op je telefoon of tablet ‘SpeakUp by People Intouch’ (download via Play Store voor Android of App store voor iPhone). Als je voor het eerst in de app komt dan moet je een 6-cijferige pincode aanmaken. Zo is je melding altijd beschermd. Scan dan de unieke QR-code van onze organisatie. Deze vind je op het intranet, onze website of onze SpeakUp poster. Je komt dan direct in de meldomgeving van onze organisatie en waar je een (nieuwe) melding kunt starten. Let op! Je ontvangt ook hier een unieke registratiecode. Deze moet je goed bewaren, want die heb je nodig om in te loggen en om met de onafhankelijke beoordelaars te communiceren.
Telefoon
Tot slot kun je een melding doen via de telefoon en nummer +31 (0)10-7007503. Dit is een spraak gestuurd systeem en waar je een bericht achterlaat. Dit bericht wordt omgezet naar een tekst die in SpeakUp wordt verwerkt. Het heeft de voorkeur om via het web of de app te melden, maar als je ervoor kiest om het via de telefoon te doen, dan heb je de unieke meldcode van onze organisatie nodig. Dit is het nummer 109085. Deze is ook te vinden op de poster. Let op! Je ontvangt ook een unieke registratiecode voor de melding. Deze moet je goed bewaren, want die heb je nodig om in te loggen en om met de onafhankelijke beoordelaars te communiceren.
Onafhankelijke locatie op verzoek van melder
Als je een melding wilt doen, maar je doet dat liever niet via bovenstaande maar persoonlijk en in contact met de professionele beoordelaar, dan kun je dat in SpeakUp aangeven in het tekstgedeelte of de spraak (telefoon). Je doet dan geen melding, maar je verzoekt om een afspraak om een melding te kunnen doen. Via SpeakUp spreek je dan een locatie af waar jij je prettig voelt. Ook van dit gesprek op locatie wordt door de zaaksbehandelaar een verslag gemaakt en verwerkt in SpeakUp. Hier is het wel belangrijk om te weten dat je weliswaar geen identiteitsgegevens hoeft te delen, maar dat het wel moeilijker zal zijn om je identiteit geheim te houden.
Welke informatie opnemen in de melding?
Een melding kan beter worden opgepakt en onderzocht als de informatie zo volledig mogelijk, beschikbaar en onderbouwd is. Als je jouw zorgen wilt uiten, vragen we je daarom om zoveel mogelijk informatie te verstrekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Datum, tijd (of periode) en plaats van het gedrag;
- Naam en functie van de betrokken medewerker(s);
- Relatie tussen de melder en de betrokkene(n);
- Algemene aard van de bezorgdheid (bijvoorbeeld omkoping, intimidatie, diefstal, enzovoort). Het is niet nodig enige juridische terminologie te gebruiken, leg in de melding gewoon uit waarom je denkt dat het gedrag moet worden gemeld;
- Hoe de zaak onder de aandacht kwam;
- Potentiële andere getuigen of betrokkenen;
- Alle andere informatie/documentatie die van belang kan zijn om de zaak te ondersteunen.
Geen bewijsplicht
Hoewel het verstrekken van zoveel mogelijk informatie het onderzoek naar de gemelde feiten of omstandigheden zal helpen, wordt er natuurlijk niet van je verwacht dat je iets kunt “bewijzen”. De melding is uitsluitend bedoeld om onze organisatie op de hoogte te brengen van jouw bezorgdheid en om ons in staat te stellen om onderzoek te doen en/of het probleem te verhelpen.
Let op! Onderzoek de situatie nooit zelf.
Dit kan namelijk nadelige gevolgen hebben voor jezelf, of voor anderen. Bovendien kan het mogelijke daders aanzetten tot bijvoorbeeld het verdoezelen van bewijsmateriaal. Je moet erop vertrouwen dat – indien nodig – ons kantoor een intern onderzoek zal starten om de melding goed te onderzoeken en de eventuele problemen aan te pakken.
Wat moet je doen als je niet alle feiten kent?
Als je wangedrag vermoedt, er weet van hebt of als je bezorgd bent, meld dan de feiten of omstandigheden die je bekend zijn. We moedigen je aan om zo snel mogelijk jouw zorgen kenbaar te maken. Dat is belangrijk omdat we altijd willen voorkomen dat een situatie verergert of bijkomende schade wordt aangericht. Zoals gezegd verwachten we niet dat je het wangedrag (kunt) bewijzen. Nogmaals; onderzoek de situatie nooit zelf!
Onafhankelijke beoordeling
Alle meldingen worden door een onafhankelijke beoordelaar van Compliability ontvangen, geregistreerd in een zeer goed beveiligd register waarin in beginsel alleen de onafhankelijke gecertificeerde zaaksbehandelaren van Compliability – als bevoegd functionaris – toegang toe hebben. De melding wordt door de functionaris zorgvuldig beoordeeld en besproken met de verantwoordelijke van de organisatie. Als deze verantwoordelijke onderdeel is van de melding of de vermeende misstand, dan wordt de eerstvolgende functionaris benaderd, etc. De functionaris adviseert over – en de verantwoordelijke bepaalt – wat mogelijke vervolgstappen kunnen zijn. De melder krijgt altijd binnen 90 dagen gemotiveerd een terugkoppeling over wat met de melding wordt gedaan of wat de stand van zaken is.
Hoe wordt met de melding omgegaan?
Beoordelaars en verantwoordelijke functionarissen zullen uiterst vertrouwelijk omgaan met de informatie in jouw melding. Dat betekent;
- De informatie in een melding zal slechts met een beperkt aantal personen worden gedeeld op een strikte ‘need-to-know’-basis.
- De informatie zal alleen worden gebruikt voor het doel om de zaak te beoordelen en/of te onderzoeken.
- Informatie zal alleen aan derden worden doorgegeven, indien ons kantoor hiertoe wettelijk verplicht is.
Wij raden je aan de melding zelf ook vertrouwelijk te houden en mee te werken aan eventueel onderzoek door bijvoorbeeld nadere vragen te beantwoorden.
Rechtsbescherming van melders
De Wet bescherming klokkenluiders verlangt van ons dat wij als organisatie er zoveel mogelijk aan doen om ervoor te zorgen dat je niet wordt benadeeld wordt als gevolg van de melding. Denk bijvoorbeeld aan ontslag of schorsing, demotie, het onthouden van bevordering, een negatieve beoordeling, een schriftelijke berisping, overplaatsing naar een andere vestiging, discriminatie, intimidatie, pesterijen of uitsluiting, smaad of laster. Onder benadeling wordt tevens verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling.
Zelfs wanneer er onvoldoende bewijs kan worden gevonden om het gemelde wangedrag of gedrag te ondersteunen of te staven, kom je als melder toch in aanmerking voor bescherming als dat noodzakelijk is. Als echter blijkt dat je de melding met kwade opzet hebt gedaan om mensen of de organisatie te benadelen of te beschadigen (of om andere redenen), dan geldt er geen bescherming. Dit zien wij dan ook als een integriteitsschending en kunnen dan passende (disciplinaire) maatregelen worden genomen.
Bewijslast benadeling bij werkgever
Als sprake is van een situatie waarbij sprake is van benadeling van een melder, dan is sprake van een zogenaamde omgekeerde bewijslast. Dat betekent dat de melder alleen hoeft aan te tonen dat er een melding is gedaan en dat er sprake is van benadeling. Dat de benadeling het gevolg is van de melding wordt door de rechter aangenomen totdat wij het tegendeel bewijzen. Dat betekent dat wij als werkgever dus moeten aantonen dat we één of meer andere reden(en) voor hadden voor de situatie die direct of indirect heeft geleid tot benadeling.
Privacy
Je persoonlijke gegevens zullen worden gebruikt in overeenstemming met intern en extern geldende privacy beleidslijnen en de AVG. Zie ook het ‘Privacybeleid’ van onze organisatie. We zullen je privacy zoveel mogelijk beschermen en privacygevoelige informatie zal alleen openbaar worden gemaakt als onze organisatie hiertoe wettelijk verplicht is. De betrokkenheid van personen bij een onderzoek of beoordeling van de melding houden we zo klein mogelijk. Bovendien eisen we elke betrokkene, dat zij de vertrouwelijkheid in acht nemen en geen informatie met betrekking tot een zaak met anderen delen of bespreken.
Anonieme melding
We begrijpen dat anonimiteit een belangrijke voorwaarde kan zijn om je bezorgdheid uit te spreken. Hoewel volledige anonimiteit het soms lastiger maakt om adequaat onderzoek te doen en (vooral) je daarin te ondersteunen, is elke melding, ook anoniem, voor ons van groot belang. SpeakUp Totaal biedt dan ook de mogelijkheid om jouw anonimiteit 100% te garanderen.
Zorgvuldige opvolging
Als organisatie nemen we elke melding van een (mogelijke) misstand of wangedrag serieus. Elke melding zal worden opgevolgd via het onderstaande proces. Dat betekent dat we zelf intern onderzoek kunnen doen of dit kunnen uitbesteden. Belangrijk hierbij is dat we een zo goed en zo volledig mogelijk beeld verwerven over van hetgeen (mogelijk) is voorgevallen of voorvalt. Daartoe moeten we ervoor zorgen dat we alle relevante informatie verzamelen, vastleggen en analyseren (zowel belastend als ontlastend). Een zorgvuldig onderzoek gaat dan ook om waarheidsvinding. Indien nodig kunnen we de hulp inroepen van een onafhankelijke onderzoeksbureau die bevoegd is om onafhankelijk onderzoek te voeren.
Hoewel onderzoeken in aard en omvang sterk kunnen verschillen, borgen we als organisatie altijd de volgende beginselen:
- We zorgen voor een eerlijk (onderzoeks)proces met inbegrip van procedures op tegenspraak en hoor/ wederhoor;
- We zorgen ervoor dat een onderzoek zo snel en zo doeltreffend mogelijk wordt uitgevoerd naar gelang van de omstandigheden;
- We wegen zorgvuldig de feiten af om de gerapporteerde bezorgdheid of melding te staven;
- We voeren het onderzoek volledig onafhankelijk uit van de medewerker(s) die bij de beschuldigingen betrokken is/zijn (of laten dit doen);
- We verwerken onze inzichten altijd in een schriftelijk verslag dat alleen feiten bevat over de bezorgdheid die de melder heeft geuit en/of waar die bezorgdheid betrekking op heeft.
Degene die de melding onderzoekt (intern) of (extern) kan op basis van de onderzoeksresultaten aanbevelingen doen zoals suggesties voor follow-up en herstelmaatregelen. Op basis van de onderzoeksresultaten en deze aanbevelingen zullen de follow-up maatregelen en -acties door bestuur worden vastgesteld.
Tot slot is het goed om te weten dat een overtreding van een wet of andere regelgeving een verplichting met zich meebrengt om dit te melden aan de autoriteiten zoals de politie, toezichthouders of andere regelgevende instanties.
Wat hoor je terug van een melding?
Allereerst is het goed om te weten dat je na ontvangst van de melding altijd binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging krijgt. Tijdens het proces word je periodiek en binnen een redelijk termijn (maximaal 3 maanden) op de hoogte gehouden van de beoordeling, voortgang en voor zover van toepassing de opvolging van de melding. Dit zijn wettelijke vereisten.
Wij wijzen je er wel nog op dat onze organisatie om redenen van vertrouwelijkheid, privacy en de wettelijke rechten van andere betrokkenen vaak niet alle details van (de uitkomst van) de zaak (of daarmee samenhangende ondernomen acties) met je kan delen.
Extern melden
Ons kantoor gelooft sterk in de doeltreffendheid van deze interne meldprocedure met SpeakUp Totaal en de bescherming die het biedt. In ons gezamenlijke belang moedigen we iedereen met zorgen over een misstand of mogelijk wangedrag aan om dit eerst intern te melden volgens de beschreven procedure. Dan kunnen wij proberen de situatie effectief op te lossen.
Het melden van de bezorgdheid buiten ons kantoor aan autoriteiten, bijvoorbeeld aan een handhavings- of regulerende instanties, kan vanaf nu altijd als je dat liever wilt. Dat is met de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders veranderd. In sommige situaties kan het extern melden zelfs verplicht zijn. Ook naar de media gaan is in uitzonderlijke gevallen – en onder voorwaarden genoemd in de wet – mogelijk.
Voor aanvullende ondersteuning of informatie
Voor meer informatie of aanvullende ondersteuning met betrekking tot dit soort meldingen verwijzen wij je naar onder andere www.huisvoorklokkenluiders.nl of www.wetbeschermingklokkenluiders.nl. Hier kun je meer leren over jouw rechten als klokkenluider en de procedures die gevolgd kunnen worden in geval van een melding.
Deze bronnen bieden uitgebreide informatie over de rechten en beschermingen die beschikbaar zijn voor klokkenluiders onder de huidige wetgeving, en kunnen je helpen om geïnformeerde beslissingen te nemen over hoe je verder wilt gaan met je bezorgdheden of meldingen.